El sistema e-regulations presenta los procedimientos desde el punto de vista del usuario

Para realizar una operación económica (crear una compañía, comprar un terreno, reclutar personal, vender productos), un inversionista debe satisfacer una serie de condiciones administrativas, generalmente inscribirse en registros y conseguir permisos. Para conseguir esos registros y esos permisos, el debe interactuar con varias oficinas públicas o privadas.

Desde el punto de vista del usuario:

operación que el usuario quiere realizar = OBJETIVO

Cada interacción con un funcionario públicos = PASO

Los PASOS NECESARIOS para lograr un OBJETIVO = PROCEDIMIENTO

El sistema esta construído alrededor de la noción de paso

Definición

PASO = toda interacción necesaria entre el usuario y la administración (o su representante, como un notario) para realizar una operación -

Elementos constitutivos del paso

Lo básico que necesita saber el del usuario para cada paso es:

1. Que vengo a buscar aqui? (resultado del paso)

2. Quien me lo va a dar? (persona a cargo)

3. Que tengo que dar/mostrar yo para que me den lo que vengo a buscar?

Hay también otras preguntas importantes:

4. Cuanto cuesta este paso?

5. Cuanto tiempo dura?

6. A quien me puedo quejar si tengo un problema con la persona a cargo?

7. Que texto legal justifica la existencia y las modalidades de este paso?

8. Quien confirma que todos esos elementos son ciertos?

A esos 8 elementos agregamos 2 más, que completan la defición del paso:

9. Nombre del paso

10. Contexto (breve comentario sobre el paso)

Entonces, los 10 elementos que consideramos necesarios y suficientes para definir un paso son (reordenados logicamente):

1. Nombre del paso

2. Contexto

3. Resultado del paso

4. Entidad, unidad y persona a cargo

5. Requisitos

6. Costo

7. Tiempo

8. Base legal

9. Vias de reclamo

10. Instancia de certificación

Diferentes tipos de pasos

· externos (lo que es pertinente para el usuario) / internos a la administración (« back office »)

· obligatorios / opcionales (recomendados pero no obligatorios

· alternativos (a veces hay varias maneras para hacer las cosas, por ejemplo dos lugares donde se puede conseguir el mismo documento)

El sistema presenta el camino que debe seguir el inversionista para lograr su objetivo

Los objetivos son especificos

El propósito no es dar indicaciones generales sino describir el camino preciso que en la realidad lleva a tal o tal objetivo. Para ello, los objetivos tienen que ser lo suficiente especificos para que se pueda definir para cada uno de ellos un camino.

Por ejemplo, el objetivo “crear una compañía” se subdivide en “compañía local”, “sucursal de compañía extranjera” y “registro como comerciante individual”, ya que el procedimiento es distinto para cada uno de esos sub-objetivos.

Si el proceso fuera distinto para los distintos tipos de compañias locales (SA, SARL, etc.) tambien se desglosarían. Pero, en práctica, el procedimiento es igual para todos los tipos de compañías, solo cambian algunos requisitos, pero los pasos son los mismos. Entonces no desglosamos más y nos quedamos con el sub-objetivo “crear una compañía local”

Los pasos se presentan en forma consecutiva, reflejando el camino físico del usuario.

Los pasos son agrupados en “bloques”

Para hacer el camino más entendible por los usuarios, lo dividimos en etapas que llamamos bloques.
Los bloques agrupan los pasos que están relacionados, generalmente todas las etapas de un bloque apuntan al mismo fin, que generalmente se consigue en el último paso del bloque.

Por ejemplo, para crear una compañía, hay que reunir algunos documentos que serán necesarios para el procedimiento, registrar la compañía, y publicar su existencia. El procedimiento puede ser dividido según esos tres bloques.

La subdivisión en bloques permite tambien una compatibilidad con el sistema “doing business” del Banco Mundial. La noción de “procedimiento” en el doing business es muy cercana a nuestra noción de bloque.

El sistema e-regulations propone una "gramática" de la transparencia administrativa fundada sobre principios sencillos y universales:
- Describir el procedimiento desde el punto de vista del usuario y según su objetivo
- Desglosarlo paso a paso
- Para cada paso, dar la información necesaria y suficiente (los 10 elementos constitutivos del paso) para que el usuario sepa que se espera de el a cambio del servicio que el espera de la administración pública.